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DS-GVO: Schon 5.000 € Bußgeld ohne Vertrag

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Die Schonfrist ist vorbei. Nun trifft es auch kleine Unternehmen. Mangels Vertrags zur Auftragsverarbeitung

hat eine Datenschutzbehörde gegen einen kleinen Betrieb 5.000 Euro Bußgeld verhängt. Was war passiert?

Der Fall:

Die Datenschutzbehörde Hamburg hat einen Bußgeldbescheid an das kleine Versandunternehmen Kolibri Image versandt

und dieses aufgefordert, einen Betrag von 5.000 Euro zuzüglich 250 Euro Gebühren zu zahlen. Begründet wird

dieser Bescheid nach Art. 83 Abs. 3 DS-GVO mit dem Fehlen eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Kolibri Image

hatte im Mai 2018 beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit in eigener Initiative

um Rat gebeten.

Ein vom Unternehmen beauftragter, in Spanien ansässiger Dienstleister, verarbeite Kundendaten.

Trotz mehrfacher Aufforderung habe der beauftragte Dienstleister jedoch keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung

übersandt. Nun sei man sich unsicher, wie man darauf reagieren solle. Die zuständige Behörde hat geantwortet,

dass Kolibri Image selbst nach der DS-GVO Verantwortlicher sei. Das Unternehmen treffe deshalb ebenfalls eine Pflicht,

eine entsprechende Vereinbarung zu erwirken und an den Dienstleister zur Unterschrift zu übersenden.

Demnach muss bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch einen außenstehenden Dritten

ein entsprechendes Vertragsverhältnis bestehen, welches unter anderem festlegt, wie die Daten konkret

verarbeitet werden. Dies war hier nicht der Fall. Die schließlich zuständige Behörde aus Hamburg sah

hierin einen Verstoß gegen Art. 28 Abs. 3 DS-GVO.

Begriff des Auftragsverarbeiters

Auftragsverarbeiter ist nach Art. 4 Nr. 8 DS-GVO eine Stelle, die personenbezogene Daten

im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Verantwortlicher ist gemäß Art. 4 Nr. 7 DS-GVO die Stelle,

die allein oder gemeinsam mit anderen über die Mittel und Zwecke der Verarbeitung

personenbezogener Daten entscheidet.

Die Anforderungen an einen Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung personenbezogener Daten sind

durch die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) erheblich gestiegen. Die Haftung im Umgang mit

personenbezogenen Daten hat sich im Vergleich zu den bisherigen Regelungen enorm erhöht.

Zur Erläuterung: Auftragsverarbeitung liegt zum Beispiel vor

beim Outsourcen personenbezogener Datenverarbeitung an

Cloud-Anbieter z.B. für E-Mail-Dienste, Newsletter-Versand oder Backup-Lösungen

bei der Nutzung von Google-Analytics: Fast jede Homepage nutzt heute Analysemethoden, um die Nutzung

einzelner Seiten prüfen und verbessern zu können. Dazu dienen Statistik-Tools („Web Analytics“) die jede

Bewegung des Web-Surfers genau verfolgen („Web Tracking“), so auf welcher Seite mit welchen Inhalten der

Nutzer einen Display-Klick vorgenommen hat, über welche Adwords- und Klicks er zu welcher Preissuchmaschine und schließlich zum Online-Shop gelangt.

•bei der Datenträgerentsorgung durch Dienstleister: Eine Auftragsverarbeitung liegt auch vor, wenn z.B. der

Verantwortliche das Löschen von personenbezogener Daten in Form von Unkenntlichmachung gespeicherter Daten durch einen

Dienstleister veranlasst. Datenträger sind mit schützenswerten Informationen so zu löschen bzw. zu vernichten, dass ihr Inhalt nicht

rekonstruiert werden kann. Schützenswert sind neben personenbezogenen Daten auch unternehmensinterne Daten

wie zum Beispiel Reporte und Kennzahlen.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung verpflichtend!

Art. 28 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gibt inhaltliche Mindestanforderungen für einen

sog. Auftragsverarbeitungsvertrag vor. So muss dieser unter anderem enthalten,

welche Art von personenbezogenen Daten verarbeitet werden sowie

was Gegenstand und was Zweck der Verarbeitung sind.

Beispielsweise muss ein Vertrag auch die Einhaltung besonderer Bedingungen für den Einsatz von

Subunternehmern regeln. Unter anderem muss der Vertrag außerdem vorsehen, dass der Auftragsverarbeiter

die gemäß Art. 32 DS-GVO erforderlichen Maßnahmen ergreift. Da der Verantwortliche für die Rechtmäßigkeit

der Verarbeitung insgesamt verantwortlich ist und bleibt, ist weiterhin anzuraten, die mindestens erforderlichen

technischen und organisatorischen Maßnahmen darzustellen.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag muss nach der DS-GVO also jedes Unternehmen, ob klein oder groß abschließen,

das personenbezogene Daten durch einen weisungsabhängigen Dienstleister verarbeiten lässt.

Folgen bei Verstößen

Unser Rat: Berücksichtigen Sie die umfassenden Vorschriften über Geldbußen in Art. 83 Abs. 4, 5 und 6 DS-GVO

(bei Verstößen gegen die Vorgaben des Art. 28 DS-GVO können Geldbußen von bis zu 10.000.000 Euro

oder bis zu 2% des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen

Geschäftsjahres eines Unternehmens verhängt werden). Diese Sanktionen können bei Verstößen

nicht nur den Verantwortlichen selbst, sondern auch den Auftragsverarbeiter treffen,

z. B. bei Verstößen des Auftragsverarbeiters gegen seine Verpflichtungen aus Art. 28 Abs. 2 bis 4 DS-GVO.

Übrigens hat der Landesdatenschutzbeauftragte Baden-Württemberg, Dr. Stephan Brink, unangekündigte Überprüfungen angedroht. 2019 werde das Jahr der Kontrolle, sagte Brink.

Dieser Hinweis ist Ernst zu nehmen!